为规范本市档案中介服务市场秩序，提升档案管理社会化服务水平，保障档案实体与信息安全，促进档案事业健康发展，根据《中华人民共和国档案法》《档案服务外包工作规范》等相关法律法规及政策要求，结合我市实际，现就认真开展档案中介服务监督管理工作通知如下：
一、 充分认识加强监督管理的重要性
档案中介服务机构作为提供档案整理、数字化、保管、寄存、咨询等专业化服务的社会力量，在辅助各单位、各领域做好档案工作中发挥着日益重要的作用。加强对其监督管理，是确保档案工作质量、维护国家档案资源安全完整、防范档案服务外包风险的必然要求。各区县档案主管部门、各有关单位务必高度重视，将此项工作纳入重要议事日程，切实履行监管职责。
二、 明确监督管理对象与内容
（一）监督管理对象：在本市行政区域内从事档案整理、数字化加工、档案保管、寄存托管、档案销毁、档案信息化系统开发与维护、档案咨询服务等活动的法人或其他组织。
（二）监督管理重点内容：
- 机构资质与备案情况：检查是否具备从事档案服务的相应资质、技术人员和设备条件，是否按规定向市、区县档案主管部门进行备案。
- 服务质量与标准符合性：监督其服务过程是否符合国家及行业相关标准规范，成果质量是否达到合同约定及相关要求。
- 安全保密管理：重点检查是否建立并落实档案安全保密管理制度，涉密档案管理是否符合规定，数字化加工场所、档案存储库房等是否符合安全保密要求，人员是否经过安全审查与培训。
- 合同履行与诚信经营：核查服务合同是否规范、权责是否清晰，是否严格履行合同约定，是否存在欺诈、恶性竞争等不诚信行为。
- 风险防控与应急管理：检查是否具备风险识别与防控能力，是否制定应急预案并具备相应的处置能力。
三、 建立健全监督管理工作机制
（一）落实备案管理。实行档案中介服务机构备案制度。新设立或开展业务的机构应及时向业务开展地的区县档案主管部门备案，提交机构基本信息、资质证明、从业人员情况、服务范围等材料。备案信息发生变更的，应及时更新。市档案局建立全市档案中介服务机构信息库，实行动态管理。
（二）加强日常检查与专项督查。各区县档案主管部门要结合实际，制定监督检查计划，采取“双随机、一公开”、专项检查、质量抽检等方式，对辖区内档案中介服务机构开展常态化监督检查。对涉及重要档案、涉密档案、大批量数字化加工等项目进行重点监督和过程指导。
（三）推行服务质量评价。探索建立由档案部门、行业协会、服务委托方等多方参与的服务质量评价机制。将检查结果、用户反馈、投诉处理情况等纳入评价体系，定期公布评价结果，引导市场择优选择服务提供方。
（四）强化行业自律与培训。支持档案行业协会发展，发挥其在制定行业规范、组织专业培训、调解服务纠纷、倡导诚信经营等方面的自律作用。定期组织档案中介服务机构从业人员参加业务技能、安全保密、标准规范等方面的培训，提升整体服务能力与合规意识。
（五）依法处理违规行为。对检查中发现的无资质经营、超范围经营、存在重大安全隐患、泄露档案信息、服务质量低劣等违规行为，档案主管部门应依法依规责令限期整改、约谈告诫、通报批评；涉嫌违法的，移送司法机关处理。将违法违规行为记入信用记录，实施联合惩戒。
四、 压实各方责任
（一）档案主管部门责任：市档案局负责全市档案中介服务监督管理工作的统筹规划、标准制定和指导协调。各区县档案主管部门负责本行政区域内档案中介服务机构的日常备案、监督检查和违规行为查处等工作，应及时向市局报告监管情况及重大事项。
（二）档案中介服务机构责任：应依法依规开展经营，主动接受档案主管部门的监督管理，确保服务质量与安全。建立健全内部管理制度，加强人员教育与安全管理，如实提供备案信息并按要求报告相关情况。
（三）档案服务委托方责任：各单位选择档案中介服务时，应核实其资质与备案情况，签订权责清晰的合同，明确安全保密要求与服务标准。应对服务过程进行必要的监督，发现问题及时向档案主管部门反映。不得委托不符合条件的机构处理涉密或重要档案。
五、 相关工作要求
（一）加强组织领导。各区县档案主管部门要明确分管领导和责任科室，配备必要力量，确保监督管理工作落到实处。
（二）注重宣传引导。通过多种渠道宣传档案中介服务监管政策法规，提高社会认知度。公布合规机构名单，曝光典型案例，营造规范有序的市场环境。
（三）畅通监督渠道。公布监督举报电话和邮箱，鼓励社会公众、服务委托方对档案中介服务机构的违规行为进行举报，对举报线索及时核查处理。
（四）本通知自发布之日起实施。各区县档案主管部门可根据本通知精神，制定具体实施细则。
岳阳市档案局将定期对全市监督管理工作情况进行督查。各有关单位在执行过程中遇到问题，请及时向市档案局报告。
